Effizienter arbeiten mit dem Zehnfingersystem
Als ich mit dem Studium fertig war, da hatte ich jede Menge Bücher gewälzt und wusste alles über Controlling, Investition und Finanzen. Aber den Kopf voller Wissen zu haben ist nicht immer das, was im Berufsleben entscheidend ist. In der Arbeitswelt geht es um Schnelligkeit und Qualität. So einfach ist das.
Wer erfolgreich sein will im Laufe seiner Karriere, der lässt sich auf ein permanentes Wettrennen ein, bei dem es keine Verschnaufpause geben wird. Das eigene Verhalten muss permanent hinterfragt werden. Man muss immer wieder prüfen, ob die Art und Weise wie Probleme gelöst werden, wirklich die effizienteste ist, oder ob es einen kürzeren Weg gibt. Immer, wenn es eine schnellere Lösung gegeben hätte, dann hat man nicht das Optimum aus sich herausgeholt.
Das bedeutet Schnelligkeit ist der eine Faktor, mit dem man sich im Berufsleben durchsetzen kann. Dementsprechend müssen wir alles dafür tun, dass wir schneller werden. Hierfür gibt es zwei grundlegende Lösungen, die in kaum einem Karriereratgeber auftauchen. Dabei sind sie so einfach, für jeden erlernbar und sie vervielfachen die eigene Produktivität. Gut, das gilt nicht für jede Tätigkeit, aber für die meisten. Diese Methoden sind das Schnellschreiben mit dem Zehnfingersystem und Speed-Reading.
2 Tipps für eine höhere Effizienz in der Arbeit
Waaaas? So ein Quatsch? Das könnte man auf den ersten Blick denken. Aber die Rechnung ist so einfach, dass ein Siebtklässler den Beweis erbringen könnte.
Ich habe schon mit Leuten zusammengesessen, die arbeiten auf hoher Führungsebene. Während des Gesprächs stellte sich heraus, dass wir eine Info von einer dritten Person benötigen. Also fingen sie an am Rechner zu schreiben. Und was dann häufig kommt, ist kaum mit anzusehen. Für eine kurze Mail brauchen diese Leute, mit 6-stelligem Jahresgehalt, eine gefühlte Ewigkeit. Sie schreiben erstmal die Anrede: Hallo XYZ – obwohl sich in der Firma jeder kennt. Es würde auch problemlos ohne diese Floskeln gehen. Dann vertippen sie sich, dann korrigieren sie das, dann suchen sie nach der richtigen Formulierung…, dann verschreiben sie sich wieder und dann formulieren sie es um… Unfassbar, wie langsam das geht.
Genau hier liegt das Problem. Manche Mitarbeiter schreiben am Tag mehrere Emails und manche schreiben längere Texte – das kommt immer auf den Job an. Aber wenn sich pro Woche 1-3 Stunden nur für Schreiben summieren, dann ist das schon eine stolze Zahl. Rechnet man das aufs Jahr hoch und dann noch auf das gesamte Arbeitsleben, dann sind das irrsinnige, zeitliche Kapazitäten. Dieser Schatz bleibt bei den meisten Mitarbeitern ungehoben, weil kaum einer auf die Idee kommt mit Hilfe des Schnellschreibens und dem Zehnfingersystem seine Produktivität zu steigern.
Gleiches gilt für das Lesen von Emails, Anweisungen, Dokumenten oder Verträgen. Wer mit Speed-Reading seine Lesegeschwindigkeit verdoppelt oder verdreifacht, der leistet einfach deutlich mehr als die anderen.
Stellt euch vor, ihr arbeitet in einer Abteilung mit 5 Leuten. Jeder hängt sich rein, jeder arbeitet viel. Wer soll am Ende des Jahres befördert werden? Da kann es für die Karriere durchaus hilfreich sein, wenn ihr es seid, der immer wieder als erster mit den Berichten, den Verträgen den Dokumenten usw. fertig ist. Wenn Ihr es seid, der sich als erstes durch den Berg von Akten gelesen hat und dann die Analyse am schnellsten erstellt. Wenn der Chef (m/w) merkt, dass euer Stapel höher ist als der von anderen und trotzdem seid ihr es, der als erster fertig ist.
Also denkt drüber nach. Es gibt Tausende von Dingen, auf die man im Berufsleben achten muss. Aber für mich gehören das Zehnfingersystem und Speed-Reading auf die Agenda der Grundausbildung im Studium.
Qualität der Arbeit
Die zweite wichtige Komponente, um zu einem Top-Mitarbeiter zu werden, ist die Qualität der Arbeit. Fehler passieren, das ist normal. Aber es gibt Leute, deren Arbeit ständig einen Bug enthält. Immer wenn sie ihre Ergebnisse präsentieren, stimmt etwas nicht. Das Resultat ist, dass die Vorgesetzten irgendwann das Vertrauen in die Arbeit verlieren. Sie können keinen Text, Bericht und kein Reporting annehmen, ohne davon ausgehen zu müssen, dass irgendetwas darin falsch ist. Das ist sehr beunruhigend für Führungskräfte. Beförderungen sind in solchen Fällen undenkbar.
So einen Ruf weg zu haben ist natürlich tödlich. Da nützt es nichts, wenn ihr Schnellschreiben oder Speed-Reading beherrscht. Neben der Geschwindigkeit, muss auch die Qualität gut sein. Erst dann gehört ihr im Berufsleben zur Elite.
Um die Probleme mit der Qualität zu lösen, muss man jede Arbeit per Stichprobe auf Fehler überprüfen. Zudem sollte man jedes Zwischenergebnis auf Plausibilität checken und Zahlen im Kopf überschlagen. Wenn es möglich ist, kann man auch Tandems bilden, bei denen sich zwei Kollegen immer die Arbeit gegenseitig anschauen. Neutrale Augen sehen meist mehr. Das Vieraugenprinzip ist ein ungeheuer mächtiges Instrument.
Also wenn ihr im Arbeitsleben einen Sprung nach Vorne machen wollt, dann nutzt diese einfachen Möglichkeiten und ihr werdet auf jeden Fall schnelle Fortschritte erleben.