E-Mail-Migration – worauf achten?

In wissenschaftlichen Organisationen spielt der Mailverkehr eine tragende Rolle dabei, sich mit anderen Institutionen und Fachbereichen auszutauschen. Sowohl intern als auch extern. Unzählige Korrespondenzen werden hin und her geschickt, Termine und Besprechungen werden gehalten und Dokumente abgelegt. Für viele ist das E-Mail-Postfach das wichtigste Archiv ihrer wissenschaftlichen Tätigkeit. Denn wer legt schon jedes File aus einer Mail sauber auf einem Laufwerk ab und sortiert sie in einem Ordner? Die Leute verlassen sich darauf, dass sie zu jedem Thema in ihren Mails recherchieren können. Dort finden sie dann chronologisch alle notwendigen Mails und Papiere. So können sie deutlich besser zuordnen wer wann was gesagt hat. Aller paar Jahre kommt es jedoch dazu, dass sich die Betriebssysteme ändern. Ist das der Fall, müssen alle Daten gesichert werden. Gerade im wissenschaftlichen Bereich ist das ein heikles Thema. Geht etwas unbemerkt verloren, dann ist das ein Problem. Wir zeigen, worauf bei einer Migration von Mail-Daten geachtet werden sollte.

Welche Art Rollout soll es geben?

Wenn es darum geht Mails zu sichern und von einer Anwendung zu einer neueren zu übertragen, dann gelten die gleichen Prinzipien. Es ist also egal, ob es sich um Outlook oder eine Lotus Notes Migration handelt. Oder ob es ein Wechsel zwischen den Systemen ist, das Vorgehen ist immer ähnlich.

Die erste Frage ist: Holzhammer, also alle auf einmal umstellen? Oder schön langsam vorgehen?

Ersteres hat den Vorteil, dass ab einem gewissen Stichtag alle die gleichen Tools nutzen. Zudem ist es einfacher an einem Tag alle zu schulen und dann ist die Sache erledigt. Problem dabei ist, dass die Kapazitäten nicht immer ausreichen, um die Umstellung auf einen Schlag zu bewältigen. Daher weichen Firmen darauf aus, einzelne Abteilungen und Bereiche abzuarbeiten. Hier wiederum besteht das Risiko, dass es zu Systemkonflikten zwischen den einzelnen Mitarbeitern kommt. Zum Beispiel dann, wenn die einen mit Outlook arbeiten und die anderen mit Notes. Dann wird es manchmal kompliziert die Termine zu erstellen und in einem Schritt Räume intern zu buchen.

Je nach Eigenschaften der Anwenderprogramme und den Kapazitäten der IT, sollte zwischen beiden Varianten gewählt werden. Wenn es möglich ist, dann bietet ein schneller Wechsel größere Vorteile. Einfach deshalb, weil dieses parallele arbeiten mit Komplikationen verbunden ist.

 

Mail-Weiterleitungen

Bei einem Wechsel von Exchange zu Notes werden zwei Mailserver verwendet. Dabei werden die Adressen erweitert, um sie dem richtigen Server zuordnen zu können. Zum Beispiel:

exchange.universitaet.de

notes.universitaet.de

Anhand dieser Unterscheidung wird sozusagen intern geklärt, über welchen Server die E-Mails der einen Kollegen und die der anderen geleitet werden müssen. Nach Außen hin sieht man das natürlich nicht. Damit die Zuteilung einfacher wird, ist es in der Phase wichtig über SMTP die Koexistenz beider Programme zu ermöglichen. Dann können sie ein Script installieren, so dass alle Mails immer dem richtigen Server zugeordnet werden. So bricht der interne Mailverkehr nicht zusammen.