Wissenschaftlicher Austausch in Zeiten von Covid

In Zeiten einer gefährlichen Virus-Pandemie sind persönliche Kontakte immer mit einem Risiko verbunden. Dennoch muss natürlich die Arbeit weitergehen, vor allem die wissenschaftliche. Gerade weil durch Covid-19 zu sehen ist, welche Gefahren von solchen Viren ausgeht. Doch wie organisiert man die Zusammenarbeit so, dass der Wissenstransfer von einem Institut zum anderen möglichst schnell und Effizient verläuft?

Wissenschaftlichen Datenaustausch effizient gestalten

Forschung und wissenschaftliches Arbeiten ist mit viel Papierkram verbunden. Dokumentationen und Auswertungen werden erstellt, Bildmaterial aus dem Mikroskop, MRT oder sonstigen Geräten wird benötigt. Zudem sind zahlreiche Gespräche notwendig, um andere auf den neusten Stand zu bringen. All diese Aufgaben fallen quasi täglich an und sollten möglichst schnell und einfach zu handhaben sein. So können sich Wissensträger auf die Aufgaben konzentrieren, die wirklich wichtig sind.

Für den Austausch von Dokumenten eigenen sich auf jeden Fall Programme wie HCL Notes oder Microsoft Exchange. Klar, es gibt auch kostenlose Programme, wie den Mozilla Thunderbird. Dort sparen Institute Geld, aber langfristig wird nur viel Zusatzarbeit geschaffen. HCL Notes zum Beispiel ist ein stark dokumentenorientiertes Datenbanksystem, welches ideal ist, um Mails zu verwalten und zu archivieren. Des Weiteren bietet es die Möglichkeit mit Hilfe von Erweiterungen wie HCL Sametime schnell und effizient Video- oder Audio-Konferenzen zu organisieren. Hinzu kommt, dass die Firma HCL nun unter dem Sammelbegriff HCL Nomad ihre Produkte so erweitert hat, dass sie browserbasiert arbeiten und auf mobilgeräten nutzbar werden.

Ähnlich verhält es sich bei Microsoft Exchange. Auch dort die die Mail-Verarbeiten gut organisiert und die Software ist mit Office gut verzahnt. Zudem lassen sich auch dort Konferenz Tools leicht anbinden.

Grundregel für schnelles Arbeiten ist also immer: Möglichst viele Tätigkeiten durch so wenige Software-Lösungen wie nur machbar abzuhandeln. Denn die meiste Zeit geht dadurch verloren, dass Mitarbeiter zwischen Anwendungen und deren Dateisystemen hin und her springen müssen. Wer zum Beispiel eine Videokonferenz halten möchte, der bekommt aus dem Tool normalerweise eine URL und Zugangsdaten für alle. Diese in eine Mail oder einen Termin zu übertragen kostet Zeit. Besser ist es da, wenn Mail-Programm und Videokonferenz so verknüpft sind, das man schon bei der Erstellung des Termins Zugangsdaten integrieren kann. Hier im Video zu sehen:

Neben der Schnelligkeit, reduzieren solche integrierten Anwendungen zudem noch die allgemeinen Kosten für Kommunikation. Anstatt über die Telefonleitung zu gehen, werden Videkonferenzen über das Internet abgewickelt. Das heißt der Standort der Kommunikationspartner spielt bei den Gebühren keine Rolle. Im Endeffekt sind es nämlich nur Datenpakete, die über das Internet verschickt werden. Und die sind immer gleich „teuer“ bzw. „billig“ – egal wohin sie gehen.